Thanks to those yang respond kepada entry aku sebelum ni. Kebanyakkannya mengalami masalah yang sama. Aku appreciate semua pandangan tak kira yang sokong, or yang bersifat antagonis. Takde hal. Benda-benda macam ni aku memang perlukan sebarang feedback sebab ini punca rezeki aku (selain dari menjadi seorang model baju mandi)
Tapi aku tunggu respond macam kat bawah ni :
Anonymous has left a new comment on your post "Sape yang tak efisyen skang ni?":
kak di,
procedure kewangan dlm gomen kena follow one by one. keja hakiki sy ialah mengaudit penyata kewangan dan pengurusan kewangan gomen. apa yg kak di cite tu, ipta salah dari segi procedure dan jika jumpa, pegawai mungkin akan dikenakan tindakan tatatertib atau surcaj kerana melanggar peraturan.
step 1, ipta kena minta quotation dpd at least 5 pembekal dgn sebutkan barang dan kuantiti yang diperlukan berdasarkan bajet yg diluluskan...
Yes, ini memang prosedur yang semua kontraktok dah maklum. So kami takde masalah dengan prosedur ni.
step 2, dpd 5 pembekal td, ipta akan pilih 1 pembekal yang menepati spesifikasi dan budget ipta tersebut...
Yes, right. Noted.
step 3, ipta WAJIB keluarkan PO/LO atau dlm gomen disebut pesanan kerajaan yang diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa...
Ye, sepatutnya beginilah. Tapi, disebabkan nak cepat, enduser akan terus bawak quotation jumpa pensyarah masing-masing. And pensyarah yang akan cop and sign on the quotation mengatakan setuju nak beli barang. Bukan student yang sign the quotation. Harap takde kekeliruan kat sini.
step 4, barang dihantar mengikut PO/LO kepada pihak yang memohon barang tersebut. bagaimanapun, tidak semua pegawai/orang boleh sign delivery order dan PO/LO sebab mereka mesti diturunkan kuasa dan dilantik. mereka kena ada surat lentikan dpd bendahari/bhgn kewangan...
Ye, sepatutnya beginilah. Sebab tu kat every DO, kami perlukan SIGNATURE and COP dari orang yang menerima barang. Student memang takde cop punya. But, bila kita hantar pada pegawai yang terlibat, arahannya adelah 'Tolong bagi sendiri pada enduser sebab saya tak tau menahu pasal mana nak simpan barang-barang ni'. Pernah terjadi aku dah masuk dalam lab nak hantar barang, enduser (student) takde. Call enduser, dia kata dia ada hal takleh datang that day. Adekah aku harus patah balik??? Kalau ofis aku kat Sungai Buloh, lojik ke aku nak patah balik dari Bangi/Serdang ke ofis semula? So, aku jumpa PEGAWAI SAINS yang akhirnya apa yang aku dapat - 'Saya tak berani nak sign sebab saya tak tau if ini barang yang betul atau tak'.
step 5, kalau barang yg dipohon menepati & mencukupi seperti yang dijanjikan dlm PO/LO, serta pegawai yang mempunyai kuasa sign DO & LO/PO, barulah kak di leh htr invoice kpd bhgn kewangan (dokumen yg diperlukan : invoice, delivery order yg disign, PO/LO salinan asal dll dokumen sokongan jika ada)
Memang inilah practice yang kita buat selama ni. Invoice cuma di-issue selepas semua barang hantar, DO dah di-signed and stamped. Kau tak lengkap memang our database tak boleh generate Invoice punya.
step 6, jika htr kepada bahagian kewangan terus, ipta wajib cop "diterima pada....)... tarikh tersebut akan dikira sebagai tarikh terima invoice dan MESTI DIBAYAR DALAM TEMPOH 14 HARI DPD TARIKH INVOICE DITERIMA kepada supplier (termasuk sabtu, ahad n cuti umum)...
Ok, ini aku percaya adelah SOP yang sepatutnya. Dokumen yang lengkap kita akan hantar sendiri ke kewangan.
But, boleh fikir lojik ke tak. Contoh la, kalau aku deliver barang to outstation like UNIMAS. Lojik ke, aku nak pos DO and Invoice pada enduser/pegawai untuk disign. Lepas tu dorang pos balik the dokumen kat aku. Lepas tu aku pos balik the invoice, DO and PO to Bahagian Kewangan. Berapa kali keje aku nak kena buat? Sedangkan kau kat sana boleh pass kan the invoice ke Kewangan.
Lojik??? Kalau rumah aku sebelah cafe UNIMAS takpe okkk.
Ok la, takpe. Kalau dalam case this IPTA yang aku cakap ni, aku takde hal kalau kau nak suruh kontraktor submit sendiri ke kewangan. Tapi macam yang aku cakap la, kita kena back to basic. Kontraktor sendiri yang kena submit ke Kewangan. Tapi macamana kontraktor nak submit kalau nak jumpa pegawainya pun payah?
Macam yangaku kata, kita balik pada asal. Kau nak barang, kau kuarkan PO dulu. Tapi aku percaya, PO pun lambat keluar. Dorang bukan tau urgency enduser nak guna barang. Aku penah buat keje-keje lab ni, aku tau betapa urgentnya nak guna barang-barang sebab nak meet deadline. Kalau nak tunggu PO keluar, mampus aku extend lagi setahun dua.
Sekarang ni masalahnya bukan pada prosedur.
But pada orang-orang yang terlibat.
Just like kes pensyarah/pegawai yang tak sign-sign DO aku walaupun aku dah submit full set of documents to dia. Keje dia cuma sign je. But, ada dia sign?? Perlu ke aku datang berkali-kali hanya untuk deliver barang yang mungkin hanya RM500?
Mula-mula hantar barang kat enduser.
Nak mintak sign DO, pegawai takde untuk disign (gi minum kot. Minum pagi standardla, sejam setengah).
Kau nak suruh aku tunggu sampai kau ada? Kau ingat aku takde customer lain nak jumpa?
So, aku balik. Esok aku call kata nak datang.
'Oh, saya takde, ada seminar sampai lusa. Mintak pegawai sains signkan'.
Bila esoknya aku datang jumpa pegawai sains, cerita lain lah pulak. 'Betul ke ni? Barang ni betul ke ni?'
Adehhhh, tu cara-cara ikut proseur pun lembab.
Kalau takde prosedur aku tak tau la lembab hazab macamana.
Actually aku pernah buat satu method kat salah satu IPTA yang dari tahun 2007 aku stop deal direct dengan dorang. Tu semua sebab payment lembab. Keluarkan PO dah la hazab, barang nak cepat. Bila dah submit semua dokumen, payment pun lambat. Bila call tanya payment 'Awak kena call orang ni'. Bila call orang ni 'Awak kena call orang tu, dia yang urus payment. Saya verifiy je'. 'Bila call orang tu 'Eh, kita dah issue cheque, boss belum sign'.
So, aku terus terminate service dengan that IPTA.
Bila customer call mintak quotation, aku cakap kena melalui dealer. Sebab aku taknak deal direct. Deal ngan dealer lagi senang, dorang beli barang dengan aku, ambik barang bayar cash. Biar dealer je jual barang-barang aku kat customer. So biar dealer je hadap prosedur-prosedur and SOP-SOP korang. Janji, duit aku dah dapat.
But, customer cakap kalau melalui dealer harga lagi mahal. Diorang takleh tukar brand se bab research tengah berjalan. Kalau tukar brand takut result lain and nak publish paper payah. Some of them memang takleh tukar brand lain sebab ikut protocol. So terpaksa jugak la beli barang aku dari dealer. Dealer markup sampai 35% more dari barang yang aku jual direct to them. Maknanya, elok-elok barang tu harga RM2000 kalau beli direct dengan aku (sebab aku pegang sole distributorship), now kau kena bayar RM2700 sebab beli dengan dealer. Padahal dealer tu beli dari aku, dia re-sell je kat kau. Kalau rasa banyak duit grant, sila la beli dengan re-seller.
Slowly, aku tengok dealer tu dah tak beli dah dengan aku. Bila aku tanya kenapa takde new purchase from you, dia cakap dia taknak masuk that IPTA lagi sebab payment lambat.
Baru kau tauuuuu?
p/s : adalah menjadi satu kesalahan besar sekiranya barang dihantar terlebih dahulu sebelum PO/LO dikeluarkan oleh IPTA... ia dipanggil "pembelian tanpa kelulusan"... ini kerana, bahagian kewangan kena semak dulu baki bajet sebelum buat pesanan dan pesanan hendaklah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. jika tiada bajet, pembelian tidak boleh dibuat...
- penguatkuasa gomen
Thanks penguatkuasa gomen. Harap anda boleh tolong check dengan sesiapa yang berkenaan, sebab yang sign the quotation adelah pensyarah, bukan student. Secara lojiknya pensyarah tau berapa duit yang dia still ada dalam grant. Selalunya takde masalah, PO memang akan keluar tapi apesal la lembab?? Itu kalau sign dekat quotation. Ini ada kes yang dah faxkan RO (Request Order) pun, RO tu dah ada cop pensyarah and Ketua Jabatan sekali, but still PO lembab. Ape hal baiiiiiiii?
