Semalam aku ada appointment kat 3-4 tempat area Bangi and Serdang.
One of the tempat yang aku kena singgah was salah satu IPTA kat Malaysia ni (berapa banyak sangat IPTA area Bangi and Serdang? Pandai-pandai la teka).
Memang berbulu je aku dengan prosedur terkini yang dorang gariskan untuk kontraktor.
Alasannya kontraktor selalu komplen payment dapat lambat.
So now kekdah terkini dorang adelah kontraktor sendiri yang kena submit semua dkumen (invoice and DO) to pejabat kewangan.
Ok.
Benda ni bagi aku sangat mudah. So please jalankan dengan cara yang amat mudah.
Tolong jangan nak menuding jari kat saper-saper, admit je la salah sendiri.
Dia kata KONTRAKTOR yang selalu komplen payment dapat lambat. Bukan PIHAK IPTA yang selalu komplen dokumen lambat diterima.
Skarang ni yang pengomplen adelah kontraktor.
Jadi, saper yang dikomplen skarang ni?
Kalau dulu kekdahnya adelah :
* kontraktor deliver barang pada end user (selalunya student), student sign Delivery Order.
* aku ambik satu copy, dia punya stau copy.
* Copy yang ada pada dia tu aku kepilkan sekali dengan PO and Invoice.
* nah, kau pi hantar kat Fakulti ke, Kewangan ke apa ke.
* Keje aku dah selesai.
Now, arahan terbaru adelah :
1. Kontraktor hantar barang pada user (student) tapi student hanya boleh ambik je barang tu, tak boleh sign.
2. Yang boleh sign adelah pegawai. Pegawai bermaksud supervisor or pensyarah dorang.
3. Lepas aku sembah pegawai mintak sign, aku sendiri kena pegi balik ke pejabat am untuk dapatkan pengesahan dokumen adelah lengkap.
4. Lepas dapat cop pengesahan dokumen lengkap, aku sendiri yang kena hayak the dokumen pegi pejabat kewangan yang entah mana ceruk dia letak (bukan dalam building yang sama).
Please take note that pensyarah tak selalunya berada di bangunan yang sama dengan end user bekerja (student). Let alone kat satu level yang sama. Kalau lain-lain level tu takpela jugak, aku tak kisah panjat berapa tingkat pun. Ini tak. Student kat lab hujung nun. Pensyarah lak kat bangunan lain hujung nun. Pas dapat sign pensyarah, aku menapak ke Pejabat Am yang mungkin (kemungkinan jugak pejabat am ada kat tempat lain) berada kat tempat end user bekerja tadi.
Tak ke satu hal aku nak patah balik? Lepas tu nak menapak pulak ke pejabat kewangan yang suka-suka hati dorang nak bubuh kat bangunan yang takde kena-mengena.
Bila dorang dah buat rules bodoh macam ni, nampak sangat yang tak buat keje sekarang is orang dalam! Bukan kontraktor. Tapi disebabkan PEMALAS, maka tanggungjawab tu diserahkan pada kontraktor. Dengan alasan (agaknya la) kontraktor mesti nak duit dia cepat, so bagi la dia settlekan. Pandai-pandai la ko nak uruskan sendiri, duit kau, bukan duit aku.
Fine.
Apa ko cakap tu memang betul, sikit tak salah.
Toksah kata kontraktor la.
Kau pun kalau kerajaan kuarkan gaji lambat pun kau tau mengamuk kan?
Itu cara-cara kau yang keje duduk setempat tapi pemalas, pun dah menggelupur kalau gaji lambat.
Habis aku yang kejap ke sana, kejap ke sini, duit minyak kuar macam air, ko ingat aku tak bengang ke ko peram invoice aku sampai 2 bulan tak release-release payment?
Faker.
Ok takpe. Takpe.
Kalau begitulah rulesnya, fine.
Aku (dan kontraktor-kontraktor lain) pun boleh buat rules jugak. In fact, dah ramai dealer aku jumpa semua bising pasal kekdah terbaru this IPTA.
What I would do lepas ni adelah :
1. Selalunya dorang order barang manjang je nak urgent.
2. Atas sebab kesian dorang nak buat keje tapi barang takde, aku willing untuk releasekan barang dulu tanpa ada sebarang Purchase Order ataupun Request Order dari end user. Apa yang aku selalu buat is ko sign and cop atas quotation yang aku bagi tadi, bulatkan item mana ko nak beli and fax/email balik the signed quotation to me. Aku akan treat that as order confirmation. Purchase Order keluar lagi 2 minggu pun takpe, aku tunggu.
3. Bila barang dah sampai, kadang-kadang Purchase Order masih belum siap (lembab!). Tapi takpe, aku release barang dulu. Apa yang aku buat is aku bagi Temporary Delivery Order untuk enduser sign sebagai bukti barang dah dihantar.
4. Bila Purchase Order keluar, aku akan datang ambik (atau kadang2 dorang pos). Aku akan issue invoice and kepilkan pada Delivery Order yang enduser dah sign tadi together with the Purchase Order and hantar pada end user semula (kadang2 aku hantar pada pegawai sains terus).
5. Job aku selesai. Now dorang punya keje pulak uruskan payment aku.
So now bila dorang dah jadikkan keje aku gila banyak macam aku takde keje lain selain nak hadap muka dorang, from now on, there will be no more 'boleh hantar barang dulu tak? Purchase Order lambat keluar la'.
No way!
Kau nak aku hantar barang, kau keluarkan Purchase Order dulu.
Purchase Order lambat keluar bukan masalah aku, tu kau settle dengan orang dalam.
Dah release Purchase Order baru aku hantar barang. Kalau barang tu aku hanya boleh di-order upon request, maknanya kau kena tunggu at least another 2-3 weeks untuk barang sampai.
Bila barang dah sampai, aku nak kau pastikan pegawai/pensyarah yang akan sign the dokumen berada setempat dengan kau. Aku takde keje nak hantar barang kat kau, pastu nak drive lagi sebatu cari tukang sign yang belum tentu ada ke tak.
Once barang kau ambik, dokumen dah bersign baru aku hantar ke pejabat kewangan.
Deal?
Deal. (aku jawabkan sebab aku tau kau mesti pikir 44 kali nak jawab)
Invoice tu aku hantar sebulan lepas!
Kepada pensyarah, busy sangat ke sampai tak sempat nak sign invoice aku?
Ke meja penuh dengan keje-keje yang bertimbun sebab suka sangat bertangguh, sebab tu tak jumpa invoice.
Agak-agak kalau invoice hilang, bagitau la ye.
Aku boleh hantar empatblas set terus, no hal!
Kepada tukang issue PO, lu apehal lembab sangat buat keje?
Banyak sangat layan TV online kot kat opis.
Aku bercakap bukan ikut sedap mulut eh.
Tapi ini berdasarkan pengalaman sendiri yang berurusan dengan IPTA yang sama sejak 2003. Memang lembab nak mati!!
Kalau nak kata universiti besar, banyak benda nak kena jaga, tu semua taik lah.
So far universiti yang aku suka jaga is USM.
Purchase Order cepat, payment pun cepat. Lecturer pun hensem.
