Bila staff minta extra resources, as majikan aku nak justify dulu. Nak tambah staff tak boleh sekadar “kami tak cukup orang”. Kena ada data. Berapa projek yang ada now? Berapa yang tengah run? Timeline overlap. Workload per head. Apa risiko kalau tak tambah orang. Semua ni aku nak tahu.
Aku pakai sales team sebagai contoh. Katakan now sales team ada 5 orang. Projek dan client yang aktif ada 30 orang. Maknanya setiap sales person (workload per head) handle 6 client aktif + 8 lead baru per bulan (ini sales target). Bermakna setiap sales person kena buat follow-up dan report lebih kurang 10 jam/minggu per orang.
Apa timeline dan overlap ada?
Contoh, ada 3 big projek start bulan depan. Semua deadline projek bertindih dengan target sales quarter ni. Kalau bulan peak, ada risiko burnout dan delayed follow-ups.
Ini antara point yang majikan nak sales team justify dulu. Ini bukan perah kederat orang tapi ini tentang resource allocation yang bijak. As majikan, aku kena pastikan, ada data. Bukan sekadar “kami penat, tak cukup orang”. Ada kiraan workload per head (berapa client, berapa lead, berapa jam follow-up). Timeline overlap kena jelas (projek besar start bila, bertembung dengan target apa). Baru majikan boleh decide samada perlu tambah orang, atau perlu restructure workflow, atau kena optimize tools. Kita mesti pastikan segala keputusan dibuat berdasarkan data, risiko, dan ROI.
Ok now apa risiko kalau tak tambah resources?
Kalau tambah tester kosnya berapa?
Apa risiko kalau tak tambah berbanding defect besar terlepas ke production?
Ada potential financial loss?
Ada reputation damage?
Ada client complaints?
Kalau risiko lebih tinggi dari kos, aku akan approve tambah resources.
Kalau current team memang dah optimum dan masih overloaded, itu strong case untuk tambah orang. Tapi kalau ada inefficiency (contoh berlakunya task duplication, proses manual boleh automate), maybe aku minta streamline dulu sebelum tambah manpower.
Yes, mana-mana majikan risau bila staff mintak extra resource. Sebab banyak benda kena ambil kira. Headcount (gaji, benefits, training, equipment). Ini komitmen jangka panjang. At the same time majikan takut extra resources ni semua akan under-utilized bila projek slow. Kalau bulan ni ada 3 projek high priority, bulan depan mungkin tinggal 1. Jadinya resource jadi idle. Lagi satu, bila satu department dapat extra, department lain pun nak. Majikan kena ada justifikasi yang strong kenapa QA dapat, department lain tak.
QA ni memang critical sebab ini last line of defense. Kalau QA miss, semua defect terus sampai ke client. Satu bug besar dah boleh hilangkan credibility company bertahun-tahun. Boleh kena penalti. Kalau majikan faham project cycle, dia akan nampak QA antara department paling logik untuk dapat extra resource bila workload overload.
Kadang majikan bukan tak nak approve, tapi dia nak explore option lain dulu. Maybe dia nak hire contract/freelance tester untuk peak period. Ini lebih fleksibel sebab takde komitmen jangka panjang. Maybe juga majikan nak test automation kalau feasible. Boleh cut workload regression testing. Maybe juga majikan nak cari option cross-training staff dari department lain yang boleh tolong kerja basic testing.
Kalau aku as team leader, aku akan bawa data workload bentang kat boss. Sebab aku pernah buat gini masa jadi HOD unit aku dulu. Aku bagi contohlah data untuk pembentangan. Tapi contoh aku ni untuk sales team.
Current Situation
- Sales Team: 5 orang
- Active Clients: 30 (6/orang per sales person)
- New Leads Target: 8/orang/bulan
- Follow-up & reporting: 10 jam/minggu/orang
- Next month: 3 big projects start serentak, overlap dengan quarter sales target.
Workload Analysis
- Current workload per person dah maksimum.
- Peak month: Workload naik 20–30% sebab big projects start + new leads maintain.
- Risiko follow-up lead terlepas, client tak terjaga. Lead to potential revenue loss.
Risks kalau tak ada additional resources
- Missed sales opportunity, estimate RM80-100K/month revenue loss.
- Client rasa neglected, komplen naik.
- Staff burnout, turnover risk tinggi, lagi mahal retrain orang baru.
Cost vs Risk
- Kos tambah 1 sales executive: RM4-6K/bulan (basic)
- Kos risiko kalau tak tambah: RM80K lost sales + reputasi terjejas.
Recommendation/Suggestion
Tambah 1 sales executive bulan depan untuk distribute workload.
New sales executive ni akan jaga projek besar & lead nurturing, supaya team existing maintain client service.
Bila present macam ni, boss akan nampak data yang jelas sebab ada angka workload dan revenue. At the same time majikan nampak risiko. Yang paling penting bab COST tu kena jelas, dengan facts dan logik. Majikan suka nampak calculation ROI macam ni. Baru dia rasa request tu ada business decision.
Bukan majikan tak suka bila team request extra resource, tapi cara justify tu penting. Kalau datang dengan data dan business impact berserta solution, insyallah majikan lebih terbuka untuk approve. Dan dalam konteks QA, aku personally rasa lebih mudah nak convincedkan boss sebab risiko production defect tu mahal.
Boleh try guna guideline aku tadi untuk present kat boss. Pastikan boss tak baca blog aku. Mbahahaha.
Boleh try guna guideline aku tadi untuk present kat boss. Pastikan boss tak baca blog aku. Mbahahaha.
